Tolken in minder gangbare talen: hoe notariskantoren miscommunicatie en vertraging voorkomen
Steeds meer notariskantoren krijgen te maken met cliënten die Roemeens, Bahasa Indonesia of een specifiek Arabisch dialect spreken. In veel dossiers vormt de taal geen probleem, maar bij deze minder gangbare talen kan het vinden van een geschikte tolk direct invloed hebben op de planning én op de zorgvuldigheid van uw voorlichting.
De wettelijke plicht verandert niet: een cliënt moet de inhoud van de akte daadwerkelijk kunnen begrijpen. Wanneer dat niet gegarandeerd is, ontstaan risico’s voor zowel het kantoor als de cliënt.
Waarom extra zorgvuldigheid noodzakelijk is
Bij vertrouwde talen kan een notariskantoor vaak snel schakelen met bekende tolken. Bij minder gangbare talen ligt dat anders. De beschikbaarheid van beëdigde tolken is beperkt en de taalvarianten vragen om precieze afstemming. Een cliënt die “Arabisch” spreekt, kan zich bijvoorbeeld bedienen van een dialect dat aanzienlijk afwijkt van het standaard-Arabisch. Zonder de juiste tolk kan de kern van een juridische passage verkeerd worden geïnterpreteerd.
Daar komt bij dat veel Nederlandse juridische begrippen geen directe tegenhanger hebben in het rechtsstelsel van de cliënt. Begrippen moeten daarom worden vertaald en indien nodig extra worden geduid. Dit maakt de rol van de tolk cruciaal en vraagt van het notariskantoor dat dit proces zorgvuldig wordt gevolgd in de voorbereiding.
Praktisch: zo schakelt u snel en zorgvuldig een tolk in
1. Begin vroeg met de intake
Vraag bij het eerste contactmoment actief naar taal én dialect. Een nauwkeurige intake voorkomt vertraging en maakt het mogelijk direct gericht te zoeken. Een tip hierbij: maak gebruik van de Global Talk Talenkaart.
2. Kies niet te snel voor Engels als tussenoplossing
Engels kan alleen worden gebruikt wanneer de cliënt aantoonbaar volledig tweetalig is en zelf kiest in welke moedertaal hij wil worden geïnformeerd. Een te vlotte keuze voor Engels kan uw zorgplicht ondermijnen.
3. Plan afspraken ruimer in
Bij minder gangbare talen is de kans groter dat het organiseren van een tolk tijd kost. Een ruimer tijdslot zorgt ervoor dat het gesprek zorgvuldig kan verlopen en dat juridische informatie voor de cliënt begrijpelijk blijft.
4. Bereid de tolk inhoudelijk voor
Bij akten met veel juridische samenhang zoals statuten, levenstestamenten of leveringsakten, is het zinvol de tolk vooraf te informeren over de opbouw van het gesprek. Dat bevordert de nauwkeurigheid van de vertolking en geeft de cliënt meer helderheid.
Zorgvuldigheid als vast onderdeel van uw proces
Wanneer u vroegtijdig de juiste taalvariant vaststelt, tijdig plant en de tolk goed voorbereidt, verloopt het gesprek zorgvuldiger en ontstaat er meer zekerheid voor alle betrokkenen. Dit versterkt uw voorlichtingsplicht en vergroot het vertrouwen van cliënten die niet in het Nederlands kunnen deelnemen aan het gesprek.
Wilt u weten hoe u dit proces kunt verbeteren met de Talenkaart, of zoekt u ondersteuning bij minder gangbare talen?
Neem contact op Thijs Baken:
T: 088 - 255 52 17
E: servicedesk@notaristolk.nl
L: Connect op LinkedIn